0. Danh sách

Đây là chế độ mặc định, là bản lề cho các chế độ xem khác (Cơ bản mà quan trọng nhất của file), bởi các chế độ xem khác sẽ lấy dữ liệu nguồn từ Danh sách này.

Khi tạo Danh sách mới sẽ xuất hiện 2 tùy chọn:

Tùy chọn 1: Nhúng Sheet - Cho phép nhúng link (url) từ 3 nơi chính: Onedrive (Microsoft); Drive (Google) & Docs (Lark) để xem trực tiếp.

Có thể tạo nhiều Danh sách khác nhau, tùy biến theo từng mục đích khác nhau.

Chi tiết

Sau khi nhúng link/url sẽ hiện như hình:

1: Nếu muốn thay đổi trang landing page thì ấn vào "Thay đổi" để về trang trước đó và nhập lại link/url

2: Nút xem toàn màn hình (Full-screen) dùng để xem toàn bộ màn hình, dùng để trình chiếu, xem sẽ tập trung và hay hơn.

3: Nút phóng to/thu nhỏ để phóng to/thu nhỏ website mà đã nhúng link phù hợp với màn hình & cách xem khác nhau.

4: Hiện header - Hiền phần quản lý của Google, Onedrive hay Lark

Tùy chọn 2: Tạo bảng thủ công - Tự tạo bảng mới nhưng quỹ căn, giỏ hàng.v.v.v..

I. NHÓM/BẢNG

Đây là Nhóm/bảng, gồm bảng (table) dữ liệu để phân chia tách biệt với nhau.

Khi đưa chuột vào tên nhóm, sẽ có icon (...) hiện ra để cài đặt:

1: Cho phép đổi avatar/ảnh của nhómĐổi màu của tên nhóm và đường viền của bản, kèm theo đổi màu tên nhóm và đường viền của nhóm ở dưới.

2: Cho phép đổi tên của nhóm/bảng

3: Thêm ghi chú cho nhóm/bảng ví dụ: Khách hàng tiềm năng, địa chỉ dự án, phân lô v.v.v.v

4: Xóa - Xóa nhóm/bảng

Lưu ý: Chỉ Quản trị viên/Chủ sở hữu mới được quyền cài đặt. Thành viên - người dùng bình thường sẽ chỉ sử dụng đơn thuần.

II. CÀI ĐẶT DÒNG & SỬ DỤNG

Để cài đặt hoặc sử dụng cho dòng thì có 3 cách:

Cách 1: Di chuột vào dòng sẽ xuất hiện icon (...) ở ngoài bảng (bên trái)

Cách 2: Ấn vào ô tích chọn

Cách 3: Chuột phải vào dòng sẽ xuất hiện

1: Chèn số lượng dòng tùy ý lên trên dòng đã chọn, nhập số dòng mong muốn lên

2: Chèn số lượng dòng tùy ý xuống dưới dòng đã chọn, nhập số dòng mong muốn lên

3: Ẩn dòng - ẩn đi dòng mà không muốn xem

4: Cố định đến đây - đóng băng lại dòng từ dòng tiêu đề

5: Sao chép dòng - Sao chép số dòng mong muốn (copy)

6: Dán - Khi ấn sao chép thì dán (paste)

7: Xem lịch sử - ấn để xem lịch sử chỉnh sửa dòng.

8: Di chuyển vào bảng - Di chuyển dòng đó sang file khác, bảng/danh sách khác, nhóm (group) khác

III. THÊM CỘT & CÁC LOẠI CỘT DỮ LIỆU

Ấn vào icon (+) ở cuối cùng - bên phải của cột

Để thêm bất cứ loại cột nào gồm 31 loại cột tương ứng với các loại dữ liệu khác nhau:

1: Văn bản - Nhập thông tin vào cột dưới dạng văn bản, chữ (text)

2: Số - Thông tin nhập dưới dạng số (không cho phép nhập chữ/text vào đây)

3: Người - Nhập tên người phù hợp với công việc của người đó

4: Điện thoại - Nhập số điện thoại, cho phép lưu nhiều số điện thoại

5: Trạng thái - Thiết lập các trạng thái công việc ví dụ khách nóng, khách hời hợt, chốt deal

6: Độ ưu tiên - Thiết lập các mức độ ưu tiên công việc/khách hàng khác nhau.

7: Nhãn - Dán nhãn hay ghi chú tùy thích

8: Ngày - Nhập ngày của công việc.

9: Hộp kiểm - Kiểm tra công việc đã hoàn thành hay chưa

10: Liên kết - Chèn link để liên kết đến dữ liệu/địa chỉ website

11: Địa điểm - Nhập địa điểm của bất động sản, khu vực hoạt động..v.v

12: Email - Chỉ cho phép nhập định dạng email

13: Tiền tệ - Chọn định dạng tiền tệ trên thế giới

14: Cập nhật - Cập nhật trạng thái hợp đồng, khách hàng, tình hình theo khách, cho phép giao tiếp trong team với nhau

15: Liên kết bảng - Lấy dữ liệu từ bất cứ file/board cột nào để link/liên kết qua cột này.

16: Danh sách thả - Tạo dữ liệu có sẵn, để việc chọn đơn giản

17: Tệp đính kèm - Đính kèm file, ảnh hay bất cứ gì

18: Công thức - Hoạt động như công thức ở Excel

19: Nút - Khi ấn nút (đặt tên tùy thích) sẽ diễn ra tự động cho hành động tiếp theo

20: Dòng thời gian - Khoảng thời gian của một hành động gì đó

21: Tuần - Chọn tuần của một hoạt động gì đó.

22: Giờ quốc tế - Chọn giờ các quốc gia, theo mũi giờ khác nhau

23: Quốc gia - Chọn quốc gia khác nhau

24: Theo dõi thời gian - Bộ đếm thời gian tự động

25: ID mục - Chọn ID cho thiết bị, sản phẩm v.v.v.

26: Chọn màu - Chọn màu cho sản phẩm nào đó

27: Giờ - Chọn giờ

28: Tổng quan -

29: Thanh toán -

30: Hướng - gồm 8 hướng của nhà, bất động sản

31: Tổ chức - Cho phép tạo và chọn công ty

Đặc biệt - Cột Phụ trách (Không phải cột Người), là cột mặc định (Không có trong danh sách thêm cột) và được phân quyền như sau:

+ Thành viên (Người dùng) bình thường sẽ chỉ nhìn thấy dữ liệu chính mình, không nhìn thấy dữ liệu ai khác (trừ khi Quản trị viên & Chủ sở hữu cấp quyền).

+ Chỉ có Quản trị viên & Chủ sở hữu mặc định nhìn thấy các trường thông tin của tất cả thành viên (có quyền thêm thành viên, chỉnh sửa, cài đặt).

IV. CÁCH SỬ DỤNG CỘT

+ Khi di chuyên chuột vào tiêu đề cột sẽ hiện lên nút Di chuyển cột , khi cầm vào đây thì sẽ sẽ di chuyển đi bất cứ vị trí nào khác.

+ Muốn cài đặt cho cột, di chuyên chuột vào tiêu đề cột sẽ hiện lên nút (...) để cài đặt cho cột:

1: Thay đổi icon
2: Chọn tên và ấn enter sẽ thay đổi tên cột
3: Thêm mô cả - nhập miêu tả/mô tả cho cột để giải thích cho mọi người hiểu cột đó dùng để làm gì
4: Bắt buộc nhập - Khi tích chọn vào đây, bất cứ ai cũng phải nhập dữ liệu vào cột này mà không thể bỏ qua được.
5: Chỉ người phụ trách nhìn thấy cột này - Khi tích chọn để bật thì chỉ ai được thêm vào/có ở cột Phụ trách mới nhìn thấy dữ liệu ở cột này.
6: Lọc theo cột này - lấy cột này là tiêu chí để lọc
7: Ẩn cột - Ẩn cột này như Excel (Thành viên bình thường sẽ không ấn "Hiện" cột này khi Quản tri viên/Chủ sở hữu ẩn được.

V. NHẬP DỮ LIỆU (có sẵn và nhiều)

1: Di chuột vào tên file (trên trái), sẽ hiện ra (...)

2: Chọn "Nhập dữ liệu"

Kéo & thả file vào đây hoặc ấn "Chọn tệp từ máy" để up dữ liệu có sẵn.

Lưu ý: Chỉ hỗ trợ file Excel (có đuôi .xls, .xlsx hoặc .txt) hoặc file CSV hoặc các file từ hệ thống có đuôi là .inv hay .pad

Hệ thống sẽ tự nhận diện dữ liệu và so sánh trùng khớp.

1: Chọn Danh sách (tên của Nguồn dữ liệu sẽ Nhập vào) và Nhóm để chứa dữ liệu sẽ nhập vào

2: Trường hợp chưa thấy trùng, có thể chọn trực tiếp như hình trên

Chế độ nhập dữ liệu:

1: Thêm mới - sẽ thêm vào sau dòng giữ liệu mới nhất của Bảng/Group

2: Cập nhật - Cập nhật vào dữ liệu hiện tại

3: Ghi đè - Đè lên các dữ liệu đã có (tính từ dòng đầu tiên)

Lưu ý:

Nên đặt tên cột sẵn ở "Kho hàng", để việc khớp cột và dữ liệu phù hợp nhất.
Chọn đúng định dạng dữ liệu để việc nhập thông tin chuẩn xác nhất ví dụ: Giá bán/Giá thuê ⇒ chọn cột có định dạng "Tiền tệ"; các cột số như mặt tiền, diện tích ..v.v.v. ⇒ chọn cột có định dạng "Số".
Khi nhập dữ liệu từ Excel thì dòng đầu tiên phải là dòng tiêu đề của cột đó, ví dụ như hình dưới đây: